Bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào đều sử dụng công văn với nhiều mục đích khác nhau. Vậy những mục đích đó là gì, soạn thảo công văn như thế nào cho đúng và cần lưu ý những gì? Bài viết dưới đây sẽ gửi đến bạn một số mẫu công văn phổ biến nhất và giải đáp những thông tin liên quan đến mẫu công văn. 

I. Một số mẫu công văn phổ biến và chuẩn nhất 2019

Chúng tôi xin gửi đến bạn đọc một số mẫu công văn thông dụng nhất dưới đây:

1. Mẫu công văn chung 

Download công văn gửi đến một số đối tượng cụ thể

2. Mẫu công văn đề nghị

Mở đầu: cần nêu rõ mục đích của vấn đề đặt ra dựa vào nhiệm vụ, thông báo hay căn cứ nào …

Nội dung:

Kết thúc: người làm công văn kiến nghị sẽ thể hiện mong muốn được hồi đáp sớm nhất có thể và gửi lời cảm ơn. 

a. Mẫu công văn đề nghị của doanh nghiệp 

Download công văn đề nghị của doanh nghiệp

b. Mẫu công văn đề nghị làm việc 

Download công văn đề nghị hợp tác

3. Mẫu công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở

Mở đầu: thông báo lại các văn bản, công văn đã nhận được liên quan đến vấn đề cần chấn chỉnh, nhắc nhở.

Nội dung:

Kết thúc: khẳng định lại yêu cầu đã đề ra, nhấn mạnh nhiệm vụ cần thực hiện.

4. Mẫu công văn giải thích

Mở đầu: người soạn thảo công văn cần nêu tên của văn bản đã nhận được về việc yêu cầu giải thích, giải trình.

Nội dung:

Kết thúc: Khẳng định lại mục đích của văn bản và chủ trương, chính sách. 

Download công văn giải trình với cơ quan thuế

5. Mẫu công văn mời họp, mời dự đại hội

Mở đầu: người soạn công văn phải đưa ra mục đích của cuộc hợp, đại hội là về vấn đề gì.

Nội dung:

Kết thúc: bày tỏ mong muốn các đại biểu có mặt đầy đủ và đúng thời gian. 

Download công văn mời họp

Download công văn, giấy mời tham dự đại hội

6. Mẫu công văn phúc đáp

Mở đầu: nêu lý do soạn thảo công văn “trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…”

Nội dung:

Kết thúc: bày tỏ quan điểm sẽ sẵn sàng trả lời thêm nếu người hỏi cảm thấy câu trả lời chưa thoả đáng hay còn khúc mắc khác.

Download công văn phúc đáp

7. Mẫu công văn đề nghị thanh toán

Download công văn đề nghị thanh toán

8. Mẫu công văn đề nghị phối hợp

Download công văn đề nghị phối hợp

9. Mẫu công văn đề nghị hợp tác

Download công văn đề nghị hợp tác

10. Mẫu công văn đề nghị nghiệm thu

Download công văn yêu cầu nghiệm thu

II. Mẫu công văn là gì?

Công văn là loại văn bản rất phổ biến. Hãy cùng tìm hiểu xem công văn là gì và nó được sử dụng rộng rãi như thế nào nhé.

1. Công văn là gì?

Việc truyền đạt, giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới hay với công dân không thể lúc nào cũng triển khai qua họp hành, email hay điện thoại. Vì vậy, công văn được tạo ra để thực hiện hoạt động này. Công văn là loại biên bản thông dụng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để truyền đạt thông tin hay thực hiện các giao dịch liên quan đến công việc.

Bởi công văn được sử dụng linh hoạt trong công việc nên nó có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau nhưng vẫn đảm bảo đúng theo quy chuẩn và thể thức chung do pháp luật đã đề ra. Công văn phải được viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, thông tin muốn truyền đạt phải sát với chủ đề đã đề cập ở trên. Ngôn ngữ trong công văn là ngôn ngữ toàn dân, đảm bảo tính trang trọng, lịch sự và nghiêm túc để đảm bảo tính thuyết phục, đáng tin cậy. Cuối mỗi công văn đều phải có trích yếu rõ ràng.

2. Tính phổ biến của công văn

Bởi tính thông dụng của công văn nên nó được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như công văn phúc đáp; công văn đề nghị; công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở; công văn mời họp, mời dự đại hội; công văn giải thích….

Hầu hết các loại công văn trên chỉ khác nhau về nội dung muốn truyền tải nhưng có sự tương đồng về hình thức đã được quy định rõ ràng. Để soạn thảo được mẫu công văn đúng chuẩn thì người lập công văn phải có kỹ năng về tạo lập văn bản tốt, đặc biệt là kỹ năng tạo công văn.

Công văn là mẫu văn bản quan trọng, được sử dụng nhiều trong các cơ quan, công ty hay doanh nghiệp nên công tác quản lý công văn cũng phải đảm bảo chính xác, nghiêm ngặt. Tuy vậy, việc quản lý công văn cũng  vẫn còn tồn tại những vấn đề bất cập. Do đó, chúng ta cần phải hiểu và biết cách sử dụng công văn sao cho đúng mục đích để có thể phát huy được tác dụng hữu ích của nó trong công việc.

Mẫu công văn là văn bản cung cấp, truyền đạt những thông tin, thông báo quan trọng đến người nhận. Vậy nội dung cơ bản của công văn là gì? Hãy cùng tham khảo chi tiết phía dưới nhé.

III. Nội dung cơ bản của mẫu công văn

1. Một công văn yêu cầu phải có những gì?

Mở đầu một mẫu công văn chuẩn không thể thiếu các thông tin sau: 

Đối với các công ty hay công văn hành chính với nội dung cụ thể hay những công văn gửi đến một nhóm đối tượng cụ thể thì người nhận cần được ghi rõ ràng và chính xác trong mục “Kính gửi”. Chữ viết đảm bảo dễ đọc, dễ nhìn và đúng chính tả.

Mẫu công văn chung là mẫu công văn cơ bản nhất, dễ sử dụng dùng để thông báo, cung cấp thông tin hay những nội dung quan trọng đến người nhận để tiện thảo luận, trao đổi nếu có vấn đề thắc mắc hay chưa rõ ràng. Điều này đem lại sự tiện lợi, hữu ích cho cả người gửi và người nhận công văn. Đối với mẫu công văn chung, ngoài nội dung muốn truyền tải, còn phải có trích yếu đầy đủ nội dung công văn và có chữ ký xác nhận của trưởng phòng hay người hoàn thiện công văn để đảm bảo tính tin cậy. Nếu công văn được gửi đến những bộ phận có chức vụ cao cấp thì cần ghi chức danh của bên nhận trong công văn để đảm bảo sự chính xác, kín đáo khi truyền tải thông tin, đặc biệt là những thông tin quan trọng.

2. Đối với công văn ủy quyền

Đối với mẫu công văn uỷ quyền, đúng như tên gọi, công văn này được sử dụng khi cấp trên cần uỷ quyền cho một cá nhân hay tập thể nào đó để thay mặt đứng ra thực hiện các công việc cho mình. Trong công văn uỷ quyền, thì đối tượng được uỷ quyền nếu là cá nhân thì cần ghi rõ thông tin cá nhân của người đó.

Mẫu công văn chung không chỉ dễ sử dụng mà nó còn bao gồm nhiều dạng khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng của các cơ quan, doanh nghiệp … Một số dạng chính như công văn của công ty, công văn hành chính, công văn trả lời, công văn đề nghị thanh toán … Do đó, mỗi công ty, doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn những mẫu công văn mà mình cần để sử dụng sao cho phù hợp nhất. Và tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng của công ty, doanh nghiệp mà có những sửa đổi nhất định nhưng vẫn phải đảm bảo tính quy chuẩn đã đề ra theo pháp luật.

IV. Bố cục chung của mẫu công văn mới nhất

Một công văn nói chung đề bao gồm những mục dưới đây:

(1) Tên đơn vị khoa, phòng, trung tâm, bộ phận có chức năng soạn thảo công văn được viết tắt rõ ràng.

(2) Chủ đề của công văn hay còn được gọi là trích yếu nội dung chính của công văn: ghi ngắn gọn, đầy đủ và rõ ràng.

(3) Nơi nhận công văn: nếu là cơ quan, công ty, doanh nghiệp thì ghi rõ tên cơ quan, công ty, doanh nghiệp đó. Nếu người nhận là cá nhân thì ghi rõ thông tin người nhận.

(4) Nội dung công văn: ghi rõ nội dung của công văn muốn truyền tải.

Trong đó, phần chữ ký cuối công văn:

KT. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng

Phó Giám đốc/ Phó Tổng giám đốc/ Phó Hiệu trưởng

TL. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

TL. Giám đốc/ Tổng giám đốc/ Hiệu trưởng

KT. TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

(5) Trong phần “Kính gửi” nếu người nhận là người có chức danh, chức vụ cao cấp thì ở phần nơi nhận cuối công văn không ghi “như trên” mà cần ghi rõ ràng và cụ thể những chức danh ấy.

(6) Tên đơn vị soạn thảo công văn (viết tắt) và số lượng bản lưu công văn nếu cần.

Ngoài ra, trong công văn có thể cung cấp địa chỉ cơ quan, tổ chức, thông tin liên lạc như email, số điện thoại, số telex, số Fax hay Website nếu cần.

V. Hướng dẫn cách soạn thảo nội dung công văn chi tiết nhất

Thông thường, công văn gồm các mục chính như thông tin nơi nhận, nơi gửo công văn, chủ đề của công văn, nội dung cụ thể của công văn, chữ ký… Trong phần nội dung cụ thể của công văn thường được chia làm 3 phần sau:

1. Cách viết phần mở đầu vấn đề

Trong phần mở đầu, người gửi cần nêu rõ cơ sở, lý do để viết công văn hay giới thiệu tổng quát nội dung mà công văn muốn truyền tải để cho người nhận thấy rõ mục đích, yêu cầu của công văn.

2. Cách viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:

Cách viết nội dung chính theo trích yếu nội dung của từng loại công văn có thể khác nhau tuỳ theo mục đích của công văn. Tuy nhiên, đều cần phải đảm bảo những yếu tố sau:

Nếu xin ý kiến của ban lãnh đạo thì cần ghi rõ ràng, cụ thể.

Sắp xếp ý mạch lạc, dễ hiểu, logic xem ý nào viết trước, ý nào viết sau. Điều này sẽ khiến chủ đề đang được đề cập trở nên rõ ràng, dễ hiểu.

Văn phong trong công văn thì cần phù hợp với mục đích của từng loại công văn. Từ ngữ dễ hiểu, mang tính toàn dân, lập luận rõ ràng, chặt chẽ, đảm bảo những nguyên tắc sau:

3. Cách viết phần kết thúc công văn

Phần kết thúc nên viết ngắn gọn, nhấn mạnh đến chủ đề của công văn và khẳng định rõ trách nhiệm của việc thực hiện công văn. Cuối công văn có lời chào hoặc lời cảm ơn một cách lịch sự. 

VI. Một số lưu ý khi soạn thảo công văn

Khi soạn thảo công văn, cần lưu ý một số điều sau:

Trên đây là một số mẫu công văn thông dụng và những điều cần quan tâm khi soạn thảo công văn. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin cần thiết.