Hiện nay ở hầu hết các doanh nghiệp hay công ty khi lập các hóa đơn để xuất hàng hóa hay dịch vụ mà bị sai thì người ta sẽ sử dụng sang các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn để thay thế. Chính vì lý do đó mà các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các hoạt động kinh doanh của công ty. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn những thông tin vô cùng bổ ích liên quan đến các sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thông dụng nhất.

I. Một số biên bản điều chỉnh hoá đơn thông dụng

1. Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn 

Download Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn 

2. Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT 

Download Biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT

3. Biên bản thu hồi hoá đơn đã lập 

Download biên bản thu hồi hoá đơn đã lập

4. Biên bản điều chỉnh hoá đơn sai ngày 

Download biên bản điều chỉnh hoá đơn sai ngày

II. Những lưu ý khi lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

Việc lập các biên bản điều chỉnh hóa đơn là một công việc rất cần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi có xảy ra những sai sót trong việc lập các mẫu hóa đơn bán hàng. Và để có thể lập được biên bản điều chỉnh hóa đơn một cách chính xác và nhanh chóng nhất thì bạn cần phải tham khảo những lưu ý sau đây.

Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn:

Những lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

III. Những lỗi hay gặp phải nhất khi soạn thảo các mẫu hóa đơn

1. Những lỗi hay gặp phải khi soạn thảo các mẫu hóa đơn

Soạn thảo các mẫu hóa đơn là công việc chủ yếu của các kế toán khi làm việc tại các công ty và doanh nghiệp đang hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế và hàng hóa. Việc soạn thảo các mẫu hóa đơn là một công việc hết sức phức tạp và khó khăn, đòi hỏi người kế toán phải có nhiều kinh nghiệm thực hành. Chính vì vậy mà việc gặp phải các lỗi sai khi soạn thảo các mẫu hóa đơn là điều hết sức dễ hiểu.

Dưới đây là những lỗi hay gặp nhất khi soạn thảo các mẫu hóa đơn:

2. Cơ sở pháp lý để chiều chỉnh những mẫu hóa đơn viết sai

Để có thể lập nên các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bị viết sai thì bạn cần phải dựa vào những cơ sở pháp lý mà chúng tôi đưa ra ở dưới đây:

IV. Cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi lập sai các mẫu hóa đơn trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh và mua bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ thì thường người ta sẽ sẽ tìm cách để lập các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai. Tùy trong những trường hợp khác nhau mà sẽ có những cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai để đúng với quy định của pháp luật. Để có thể tìm hiểu rõ hơn về cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thì hãy cùng tham khảo phần nội dung dưới đây nhé.

1. Cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn đối với hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua (áp dụng cho cả trường hợp hóa đơn đã xé cuống và chưa xé cuống)

Trong trường hợp mà chúng tôi đưa ra ở trên thì bất kể là kế toán đã mắc phải lỗi sai nào khi soạn thảo hóa đơn, thì bạn vẫn có thể áp dụng cách xử lý mẫu hóa đơn bị viết sai như sau:

Ví dụ: Vào ngày 17/9/2019 các bạn có lập một mẫu hóa đơn xuất hàng hóa nhưng lại ghi sai nội dung tên của sản phẩm. Để giải quyết lỗi sai này thì các bạn chỉ cần gạch chéo tất cả các liên của mẫu hóa đơn đã viết sai này. Tiếp theo là lập lại một mẫu hóa đơn mới để thay thế có ghi ngày lập là ngày hiện tại.

Cách xử lý cụ thể hơn:

Một số lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn:

2. Cách lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn khi đã giao cho bên mua sản phẩm

2.1. Cách xử lý khi bên mua và bên bán chưa kê khai

Bạn cần phải thực hiện các bước như sau để xử lý những mẫu hóa đơn bị sai:

Sau khi đã lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn có ký tên và đóng dấu xác nhận của cả 2 bên mua bán sản phẩm. Thì bên bán sẽ thu hồi lại mẫu hóa đơn bị sai và thực hiện việc xuất hóa đơn mới và tiến hành các bước kê khai như bình thường. Những mẫu hóa đơn bị ghi sai sẽ được ghi vào cột số 15 – cột xóa bỏ khi các kế toán tiến hành làm bảng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

2.2 Cách xử lý mẫu hóa đơn lập sai đã kê khai

Đối với cách xử lý những mẫu hóa đơn lập sai nhưng đã kê khai sẽ có hai trường hợp xảy ra:

Trong trường hợp kế toán chỉ ghi sai tên hoặc địa chỉ của bên mua hàng, còn các chỉ tiêu và nội dung khác còn lại đều đúng. Thì cách điều chỉnh hết sức đơn giản đó là tiến hành lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh như các trường hợp phức tạp hơn.

Ở trường hợp này thì các bạn sẽ cần phải thực hiện các bước điều chỉnh như sau:

Bước 1: cả hai bên cùng trao đổi để lập biên bản điều chỉnh những sai sót có ghi trong mẫu hóa đơn.

Bước 2: người bán sẽ tiến hành việc lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Những lưu ý khi lập mẫu điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót ở trong trường hợp này:

V. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Các thủ tục cần thiết để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử đã được sử dụng khá rộng rãi và phổ biến ở hầu hết các công ty và doanh nghiệp đang có hoạt động kinh tế liên quan đến lĩnh vực mua bán hàng hóa hiện nay. Chính vì vậy mà khi lập sai hóa đơn điện tử và cách sửa như thế nào đang là vấn đề được nhiều người rất quan tâm.

Dưới đây là những thủ tục cần thiết để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:

Trong trường hợp những hóa đơn điện tử đã được lập, đã tiến hành gửi đến người mua hàng, thực hiện thành công việc giao hàng hóa cũng như cung ứng dịch vụ cho bên khách hàng, nhưng người bán hàng và người mua hàng chưa kê khai thuế. Thì bạn cần phải thực hiện chuẩn bị các thủ tục cần thiết để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế, nếu phát hiện thấy trong hóa đơn điện tử có những sai sót về nội dung của sản phẩm, dịch vụ cung ứng cũng như kỳ cước và số tiền cần phải thanh toán khi nhận hàng có ghi trong hóa đơn.

2. Các thủ tục cần thiết để lập hóa đơn điện tử thay thế

Các bước lập thủ tục cần thiết để lập hóa đơn điện tử thay thế:

Đối với những trường hợp lập hóa đơn điện tử mà khách hàng phát hiện có sai sót trong nội dung sản phẩm và yêu cầu hủy bỏ và lập lại hóa đơn điện tử thay thế thì bên người bán hàng thực hiện các thủ tục hủy bỏ và lập lại hóa đơn điện tử.

3. Mẫu biên bản lập lại hóa đơn điện tử

Bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ những thủ tục cần thiết dưới đây để có thể thực hiện hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử như sau:

Lưu ý khi hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử tử thay thế: 

Trong trường hợp bên mua sản phẩm không phải là doanh nghiệp thì sẽ không có chữ ký số, vì vậy mà trong điều kiện của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có chữ ký điện tử của cả hai bên tham gia mua bán hàng hóa là điều không thể thực hiện được. Chính vì vậy mà để linh động hơn thì bạn có thể lập các mẫu biên bản thỏa thuận bằng giấy để tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên cùng trao đổi ký kết và đóng dấu xác nhận vào trong mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế.

Như vậy, trong bài viết trên chúng tôi đã cung cấp đến các bạn những thông tin vô cùng bổ ích liên quan đến cách sử dụng những mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn thông dụng nhất. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết trên các bạn sẽ có thêm nhiều hiểu biết và kinh nghiệm về cách lập cũng như cách sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn để phục vụ công việc một cách tốt nhất.