5S là gì? Mô hình này có tốt không? 5S nên áp dụng như thế nào? Đó đều là những câu hỏi thường xuyên được đặt ra, đặc biệt là các doanh nghiệp. Vậy, trên thực tế, mô hình này là gì? Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và rõ ràng hơn mô hình 5S là gì, cũng như tất cả các vấn đề liên quan tới mô hình này. Mời các bạn tham khảo!

I. 5s là gì? Tìm hiểu chung về mô hình 5s

5S là một phương pháp quản lý, là một khái niệm quen thuộc được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng. Mô hình 5S mang lại rất nhiều lợi ích. Vậy thực chất, 5s là gì?

1. Khái niệm tiêu chuẩn 5S là gì?

5S là gì? Theo phân tích, tiêu chuẩn 5S là hệ thống gồm 5 nguyên tắc, được sử dụng trong các môi trường, tổ chức làm việc để tăng hiệu quả và hiệu suất công việc. Nguyên tắc này là tiền đề và tạo cơ sở cho các hệ thống quản lý, sản xuất, đặc biệt là quản lý kho hàng. 

Tiêu chuẩn 5S bao gồm 5 yếu tố: Sàng lọc (Seri), sắp xếp (Seiton), sạch sẽ (Seiso), săn sóc (Seiketsu) và sẵn sàng (Shitsuke).

2. Nguồn gốc của mô hình

Mô hình hay tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản. 5S dựa trên hệ thống 5 nguyên tắc, trong đó, S là các chữ cái đầu tiên của các cụm từ: Sàng lọc (Seri), sắp xếp (Seiton), sạch sẽ (Seiso), săn sóc (Seiketsu) và sẵn sàng (Shitsuke).

Rất nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu đang sử dụng mô hình này, để đạt được những mục tiêu kinh doanh và quản lý doanh nghiệp một cách tốt nhất. 5S đã dần phát triển thành một mô hình phổ biến, đẳng cấp và hiệu quả hàng đầu thế giới.

3. Mục tiêu của mô hình 5S?

Các doanh nghiệp áp dụng mô hình 5S chủ yếu để đạt được những kế hoạch đã đề ra. Vậy, mục tiêu của 5S là gì?

Mô hình 5S bao gồm 4 mục tiêu chính và cơ bản nhất như sau:

4. 3D 5S là gì?

Nhiều người đã biết mô hình 5S là gì, tuy nhiên vẫn rất ít người có hiểu biết về mô hình 3D 5S. 3D 5S là gì? Thực chất, đây cũng là một mô hình phục vụ cho công tác quản lý của chủ doanh nghiệp, thường được áp dụng ở những giai đoạn đầu tiên. 

5S gồm những yếu tố đã kể trên, còn 3D bao gồm: Directing (Chỉ đạo), Discussing (Thảo luận) và Delegating (Ủy thác).

Sự kết hợp của mô hình 3D 5S giúp người đứng đầu doanh nghiệp có thể xác định rõ những vấn đề mình cần làm: định hướng và hướng dẫn  nhân viên, phân chia công việc và trách nhiệm cho mỗi người… Những điều này sẽ giúp doanh nghiệp dần đi vào khuôn khổ, có quy trình chuyên nghiệp và đẩy mạnh hiệu quả công việc hơn.

4. Đối tượng có thể áp dụng mô hình 5S

Mô hình 5S là gì? Ai có thể sử dụng nó? Câu trả lời là hầu hết tất cả các doanh nghiệp hay công ty ở mọi lĩnh vực đều có thể sử dụng mô hình 5S. Những doanh nghiệp đang gặp những vấn đề như sau nên áp dụng ngay và luôn mô hình 5S để cải thiện tình trạng:

II. Nội dung mô hình 5S là gì?

Mô hình 5S gồm 5 yếu tố chính. Nội dung của mỗi yếu tố cụ thể như sau:

1. Sàng lọc (Seri)

Yếu tố này có nghĩa là doanh nghiệp nên  kiểm tra và lọc bỏ hết những yếu tố dư thừa, không cần thiết. Quy trình thực hiện yếu tố này gồm 3 bước:

Bước 1: Quan sát và đưa ra nhận định

Bước 2: Đánh dấu những đồ dùng chưa chắc chắn về mức độ không cần thiết

Nếu có vật dụng nào bạn không thể khẳng định chắc chắn nó không cần thiết hay không, hãy để riêng và đánh dấu. Để một khoảng thời gian để thực hiện tái kiểm tra.

Bước 3: Thực hiện tái kiểm tra

Đưa ra một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra lại về sự cần thiết của những vật dụng bạn đã đánh dấu ở bước 2. Nếu nó thực sự không được ai hỏi đến, bạn có thể loại bỏ.

2. Sắp xếp (Seiton)

Sắp xếp có nghĩa là để tất cả đồ đạc ở những vị trí phù hợp và thuận tiện cho quá trình sử dụng. Quy trình sắp xếp bao gồm 4 bước chính như sau:

Bước 1: Xác định những đồ vật cần sử dụng và vị trí hợp lý cho từng đồ vật

Sau khi đã trải qua bước sàng lọc như trên, những vật dụng dư thừa và không cần thiết đã được loại bỏ. Bởi vậy, tại không gian làm việc của bạn chỉ còn lại những vật dụng cần thiết. Bạn cần xác định rõ từng vật dụng và những vị trí thích hợp nhất dành cho từng món đồ.

Bước 2: Tham khảo ý kiến của người khác để đưa ra cách sắp xếp hợp lý nhất. Tùy vào tần suất sử dụng món đồ, bạn sẽ quyết định đặt nó gần hay xa vị trí của mình.

Bước 3: Sau khi xếp các đồ vật ở từng vị trí phù hợp, nên thông báo và ghi chú lại để tất cả mọi người dùng biết và dễ dàng sử dụng

Bước 4: Đối với những vật dụng quan trọng và cần thiết, đặc biệt cần dùng trong các trường hợp khẩn cấp, nên để ở chỗ dễ thấy, dễ lấy và dễ sử dụng

3. Sạch sẽ (Seiso)

Yếu tố thứ 3 trong mô hình 5S là sự sạch sẽ. Không gian làm việc có sạch thì sức khỏe nhân viên mới được đảm bảo. Yếu tố này yêu cầu chúng ta phải thường xuyên dọn dẹp và làm vệ sinh văn phòng, công ty. Yếu tố này cần phải được duy trì thường xuyên và liên tục, trong toàn bộ quá trình, thời gian ở công ty.

Một số chú ý để đảm bảo vệ sinh sạch sẽ tại nơi làm việc:

4. Săn sóc (Seiketsu) 

Sau khi đã hoàn thành yếu tố thứ 3 là sự sạch sẽ, bạn cần phải duy trì điều này để đảm bảo luôn có một môi trường công cộng lành mạnh, mọi lúc mọi nơi. Đây chính là yếu tố thứ 4 trong mô hình 5S: sự săn sóc. 

Sự săn sóc sẽ giúp không gian xung quanh bạn lành mạnh hơn trong tất cả các thời điểm, không chỉ đối với riêng lúc vừa dọn dẹp vệ sinh xong. Khi thực hiện và áp dụng yếu tố này, bạn nên có kế hoạch rõ ràng, chi tiết, cụ thể như sau:

5. Sẵn sàng (Shitsuke)

Yếu tố cuối cùng trong mô hình 5S là sẵn sàng. Để không gây lãng phí tất cả nỗ lực chúng ta đã thực hiện qua 4 yếu tố phía trên, bạn nên thực hiện yếu tố thứ 5 thật tốt. Mô hình này thành công khi tất cả mọi người đều có ý thức và sự tự giác khi tham gia thực hiện. 

Một số điều bạn nên chú ý để tăng cường sự sẵn sàng cho tất cả mọi người:

III. Quy trình áp dụng mô hình 5S?

Quy trình áp dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp gồm 6 bước chính:

IV. Lợi ích, ý nghĩa của 5s là gì?

Mô hình 5S mang lại rất nhiều lợi ích và ý nghĩa cho doanh nghiệp. Đó chính là lý do vì sao hiện nay nhiều doanh nghiệp đang áp dụng 5S vào công tác quản lý.

Ý nghĩa của mô hình 5s đối với doanh nghiệp 

V. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công mô hình 5S?

1. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công mô hình 5S?

Để áp dụng thành công bất cứ mô hình nào, chúng ta cũng nên dựa vào những yếu tố và nguyên tắc nhất định.

Dưới đây là 4 yếu tố cơ bản nhất để thực hiện  thành công 5S:

2. Mẹo để thực hiện tốt mô hình 5S

Trên đây là bài viết của chúng tôi. Hy vọng những thông tin chúng tôi cung cấp sẽ mang lại cho các bạn những kiến thức bổ ích. Hãy tham khảo bài viết và áp dụng mô hình 5S một cách hiệu quả nhất.