Khi chia sẻ file với người khác, bạn hay gặp phải tình trạng dung lượng file quá lớn làm cản trở việc gửi đi của bạn. Đặc biệt, nếu những người chia sẻ tài liệu pdf thì tình trạng này thường xuyên bị gặp phải. Khi các file này có kích thước quá lớn thì sẽ được tải lên Google Drive hoặc được chia sẻ qua Dropbox. Vậy, có cách nào để khắc phục được tình trạng này hay không? Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn đọc 6 cách nén file pdf và hướng dẫn chi tiết cách nén file nhanh nhất. 

I. Hướng dẫn giảm dung lượng file pdf bằng foxit reader

Foxit Reader được nhiều người biết đến bởi khá hiều ưu điểm. Không chỉ kích hoạt nhanh, giúp cho kích thước file được nhỏ gọn, làm cho khả năng đọc file được nhanh chóng hơn. Phần mềm Foxit Reader còn có cả tính năng bình luận trực tiếp luôn vào đoạn văn bản pdf đó. Bên cạnh đó thì nó cũng mang lại tính bảo mật tuyệt đối nên chúng ta có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng. 

Bạn có thể sử dụng phần mềm này trên nhiều hệ điều hành window khác nhau. Chính bởi nhiều ưu điểm và tính năng hỗ trợ nhiều hệ điều hành win nên Foxit Reader được lựa chọn sử dụng rất nhiều và được đánh giá khá cao về chất lượng nén file pdf. 

1. Các bước nén file pdf bằng foxit reader

Với foxit reader thì cac bước cần thực hiện khá đơn giản: 

Bước 1: Mở file cần giảm dung lượng bằng cách click chuột phải vào file, chọn mục Open With. Sau đó chọn mở bằng Foxit Reader.

Cách khởi động khác chính là bạn có thể nhấp đúp chuột vào Foxit Reader. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn chọn File rồi chọn Open để mở file cần giảm dung lượng

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc vào File chọn Print để mở chức năng in. Tại khung Name mặc định là Microsoft Print to PDF. Nhấn mũi tên xuống của khung, bạn tìm máy in có tên Foxit Reader PDF Printer. Đây là máy in ảo của Foxit Reader.

Bước 3: Kế bên phần Name có nút Properties. Bạn nhấn chọn Properties.

Bước 4: Cửa sổ Foxit Reader PDF Printer Properties xuất hiện. Cửa sổ này cho phép bạn tuỳ chỉnh khổ giấy, hướng giấy tại khung Layout. Điền thông tin cho file PDF của bạn tại khung Document Info. Giảm dung lượng cho file PDF sẽ được thực hiện tại khung General.

Bước 5: Bạn nhìn xuống phần gần cuối của cửa sổ Properties. Tại ô Image Resolution, bạn điều chỉnh lại chất lượng của file PDF. Nếu file PDF của bạn là PDF Scan thì chỉ số Image Resolution (IR) là 600. Bạn nên điều chỉnh xuống còn 300. Nếu file của bạn là văn bản thông thường thì chỉ số này khoảng 300. Bạn có thể điều chỉnh xuống 200 hoặc 144. Tối thiểu của chỉ số này khoảng 72. Nhấn Ok để hoàn thành.

Bước 6: Nhấn OK ở cửa sổ Print. Cửa sổ Save sẽ xuất hiện. Bạn chọn nơi muốn lưu. Nên thêm kí tự vào tên để phân biệt với bản gốc. Nhấn Save để lưu file.

Bước 7: Chờ Foxit Reader giàm dung lượng cho bạn. Sau khi giảm dung lượng xong. File tự động sẽ được mở bằng Foxit Phantom hoặc bằng Foxit Reader.

2. Cách kiểm tra chất lượng của file đã giảm dung lượng

Sau khi nén file pdf, nếu bạn muốn biết file đã giảm được bao nhiêu thì tắt file đã giảm dung lượng. Tìm đến nơi lưu trữ file, bạn click chuột phải vào file và chọn Properties. Khung Size sẽ cho bạn biết file sau khi giảm dung lượng sẽ còn lại bao nhiêu MB.

Bạn không nên chuyển về IR 72. Không khuyến khích bạn làm điều này vì chất lượng file sẽ giảm đi khá nhiều. Nếu file của bạn có IR 144 thì bạn nên chuyển xuống IR 96 thì chất lượng của file không thay đổi. Một lúc muốn giảm xuống IR 72 thì bạn nên cân nhắc cẩn trọng đến chất lượng.

Giảm dung lượng file PDF bằng Foxit Reader dễ dàng và nhanh chóng. Giảm dung lượng sẽ giúp bạn chia sẻ file dễ dàng hơn. Trong trường hợp bạn cần lưu trữ trong máy tính thì các file cũng không chiếm dung lượng ổ đĩa của bạn quá nhiều.

Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo qua một số các giảm dung lượng file pdf qua một số cách sau.

II. Cách giảm dung lượng file bằng adobe reader

Adobe reader cũng là một phần mềm để giảm dung lượng file pdf khá nhanh chóng và chất lượng. Việc thực hiện nó cũng khá đơn giản: 

Cách thực hiện nén file pdf bằng adobe reader 

Bước 1: Bạn hãy tải file PDF cần giảm dung lượng lên Google Drive miễn phí.

Bước 2: Sau khi đã tải file lên, bạn mở file trong trình duyệt của bạn.

Bước 3: Khi cửa sổ file mở lên, Vào File chọn Print

Bước 4: Cửa sổ Print hiện ra, tại nút Name, bạn click vào mũi tên hướng xuống, tìm Adobe PDF. Sau đó chọn OK.

Bước 5: Xuất hiện bảng Save PDF File As , bạn nhập tên file mới vào khung File nam, chọn PDF File tại khung Save As Type. Bấm nút Save để lưu file . File được lưu là file PDF đã giảm dung lượng.

III. Giảm dung lượng file pdf bằng công cụ Small PDF

Đây là hình thức công cụ giúp bạn nén file pdf mà không cần phải cài thêm bất kỳ phần mềm nào vào máy tính của mình. Các bước thực hiện như sau: 

Bước 1: Truy cập vào đường link của công cụ: https://smallpdf.com/vi/compress-pdf. Bạn chỉ cần chọn file pdf hoặc là kéo file đó vào khung màu đỏ để upload file PDF cần nén từ máy tính lên website.

Bước 2: Các bạn đợi một lát để file được Upload và tự động nén, tốc độ nhanh hay chậm tùy thuộc vào tốc độ mạng và dung lượng file của bạn.

Sau khi nén file pdf thành công sẽ có thông báo file PDF giảm được dung lượng bao nhiêu. Bạn có thể nhấn vào Tải file về ngay để tải về máy tính hoặc cũng có thể lưu vào Dropbox hay Google Drive

Các bạn có thể thấy file PDF đang được giảm dung lượng khá đáng kể từ 16Mb xuống còn 10Mb.

IV. Nén file pdf Free PDF Compressor

Bước 1: Sau khi tải và cài đặt ứng dụng các bạn chạy ứng dụng lên. Trong mục PDF File các bạn nhấn Browse để chọn file PDF cần nén. Trong mục Output File các bạn nhấn Save As để chọn thư mục lưu file PDF sau khi nén. Nếu các bạn để yên thì File nén sẽ nằm trong cùng thư mục file PDF gốc.

Tiếp đến trong phần Settings các bạn chọn một trong các tiêu chí nén ảnh dưới đây:

Dung lượng giảm càng nhiều thì chất lượng càng thấp, các bạn hãy chọn sao cho hợp lý.

Bước 2: Sau khi chọn xong các bạn nhấn Compress để tiến hành nén file, sau khi nén thành công sẽ có thông báo:

Các bạn mở thư mục chứa file nén ra, chúng ta có thể thấy dung lượng file nén được giảm đi đáng kể.

V. Phần mềm nén file PDF trực tuyến PDF Compressor

Link trang web: https://pdfcompressor.com/vi/

Tương tự với Smallpdf thì PDF Compressor cũng là một trang web hỗ trợ nén file PDF trực tuyến rất tốt. Với PDF Compressor các bạn có thể nén nhiều file PDF cùng lúc dung lượng nén giảm xuống khá nhiều nhưng chất lượng file PDF gần như không giảm.

Cách dùng PDF Compressor cũng vô cùng đơn giản. Các bạn chỉ cần truy cập trang web chọn Tải Tệp Lên sau đó chọn file PDF mà bạn muốn nén trong máy tính của mình (có thể chọn nhiều file cùng lúc). Sau khi file đc tải lên nó sẽ tự động được nén, bạn chỉ cần chờ và tải file xuống là xong.

VI. Nén file PDF bằng FILEminimizer PDF

Download phần mềm FILEminimizer PDF  TẠI ĐÂY: 

FILEminimizer PDF có khả năng giảm dung lượng file đến 75% mà vẫn có thể đảm bảo được định dạng file ban đầu, cũng như chất lượng của file vẫn không thay đổi. Công cụ sẽ tiến hành tối ưu hóa cấu trúc file PDF và tiến hành nén hình ảnh, đồ họa và những loại dữ liệu khác trong tập tin file PDF.

Bước 1:

Trước hết, chúng ta tiến hành tải file theo link bên trên và tiến hành cài đặt. Chúng ta chỉ cần nhấn Next … Install để cài đặt FILEminimizer PDF. Phần mềm sẽ cho phép chúng ta dùng thử trong vòng 30 ngày.

Bước 2:

Tiếp tục nhấn Continue Testing để đến với giao diện chính của chương trình.

Bước 3:

Tại hộp thoại giao diện của chương trình như hình dưới đây, bạn hãy click vào mục Open Files để mở file PDF muốn giảm dung lượng.

Ngay sau đó, chúng ta sẽ nhìn thấy tên file kèm theo đó là dung lượng của file PDF. Trong trường hợp bạn muốn thêm tập tin PDF để nén thì nhấn Add to List. Nếu muốn loại bỏ file khỏi danh sách giảm dung lượng thì click vào file đó và chọn Remove form list.

Tiếp tục nhấn chọn Optimize File để tiến hành giảm dung lượng file PDF.

Bước 4:

Tùy theo dung lượng file PDF muốn giảm cũng như số lượng file PDF trong danh sách giảm mà quá trình nén file nhanh hoặc chậm. Trong trường hợp người dùng muốn dừng quá trình nén file thì nhấn Cancel Compression.

Khi quá trình giải nén thành công, bạn sẽ nhận được thông báo như hình dưới đây. Chương trình sẽ ghi lại dung lượng file gốc kèm theo đó là dung lượng file PDF sau khi đã được giải nén.

Như vậy, với những phần mềm nén file pdf cũng như các cách thực hiện mà chúng tôi vừa chia sẻ. Hy vọng, bạn đọc đã có thể dễ dàng hơn trong việc làm giảm dung lượng của file xuống, giúp cho các thao tác chia sẻ, gửi tài liệu được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn.