Những mẫu biên bản cuộc họp là một trong những loại văn bản được sử dụng khá phổ biến trong công việc. Biên bản cuộc họp ghi lại nội dung, mục đích diễn biến của cuộc họp để có thể tóm tắt cuộc họp đó và sử dụng làm công cụ hỗ trợ cho nhiều công việc khác có liên quan. Để mọi người có thể có cái nhìn tổng quát nhất chúng tôi mang đến những mẫu mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!

I. Một số mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất

1. Biên bản cuộc họp mới nhất

Download mẫu biên bản cuộc họp chuẩn

2. Biên bản cuộc họp công ty đạt chuẩn

Donwload biên bản cuộc họp công ty

3. Mẫu biên bản họp công trường

Download biên bản họp công trường

4. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

Donwload biên bản cuộc họp giao ban

5. Biên bản cuộc họp lớp

Download biên bản cuộc họp lớp phổ biến nhất

6. Biên bản họp hội đồng thành viên

Download biên bản họp hội đồng thành viên

7. Mẫu biên bản họp phụ huynh học sinh, sinh viên 

Download biên bản họp phụ huynh

8. Biên bản họp hội đồng cổ đông 

Download biên bản cuộc họp hội đồng cổ đông

II. Tổng quan về mẫu biên bản cuộc họp

Trước khi đi vào tham khảo những mẫu biên bản cuộc họp thì hãy cùng tôi tìm hiểu biên những nét tổng quan nhất của biên bản cuộc họp.

1. Mẫu biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là một văn bản dùng trong công việc của các cơ quan, doanh nghiệp nhằm mục đích ghi lại nội dung, diễn biến và dùng nó như một hình thức lưu trữ, minh chứng cho các ý kiến vấn đề được nêu ra trong cuộc họp. Biên bản thì sẽ có không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chỉ được dùng như một cách để xác thực và ghi nhận các nội dung đã được nói trong các cuộc họp. 

2. Đặc điểm của mẫu biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp bao gồm các đặc điểm sau đây: 

3. Vai trò của mẫu biên bản cuộc họp

Nhiều người thắc mắc tại sao phải tiến hành ghi biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp sở hữu nhiều vai trò và chức năng quan trọng sau đây: 

III. Các bước để lập mẫu biên bản cuộc họp

1. Trước cuộc họp

a. Tìm hiểu chính sách cuộc họp mà công ty bạn thường sử dụng

b. Chuẩn bị trước các mẫu biên bản

Việc chuẩn bị này giúp bạn dễ dàng hợp trong việc ghi chép cũng như tạo nên một biên bản đúng với những quy định và yêu cầu của chủ tọa. Thông thường thì thông tin các biên bản khá giống nhau nhưng bạn vẫn nên để những khoảng trống để ghi chép lại các nội dung sau:

c. Mang theo sổ hoặc máy tính xách tay để có thể ghi chép nội dung cuộc họp

Bên cạnh đó bạn cũng nên chú ý các điều sau:

2. Ghi chép trong cuộc họp

Trước khi cuộc họp bắt đầu bạn cần phát tờ danh sách những người tham gia. Việc này giúp bạn thu thập được những thông tin cần thiết của đại biểu tham gia đồng thời để tổng hợp số người có và vắng mặt. Bạn cũng có thể yêu cầu chữ ký của những người có mặt sau khi ghi xong văn bản nếu như có quy định. 

Cố gắng điền càng nhiều nội dung vào mẫu biên bản mà bạn mang theo càng nhiều càng tốt và ghi theo thứ tự đã sắp sẵn để tránh bỏ sót thông tin. Điều này giúp bạn có được đầy đủ nội dung để hoàn thiện biên bản chính nên bạn cũng không cần lo lắng và sợ rằng nó rườm rà vì chúng chỉ là bản nháp. 

Sau khi cuộc họp diễn ra bạn cần ghi chép lại những nội dung đã ghi theo đúng như quy định và chắt lọc những nội dung thật cần thiết mới ghi vào biên bản. Tuy nhiên đây cũng chỉ là lần ghi lại đầu tiên nên bạn cũng không cần nhất thiết phải hoàn thiện 100%. Những nội dung cần có là:

3. Hoàn tất biên bản

Những lưu ý khi hoàn thiện biên bản cuộc họp mà bạn nên quan tâm đó là:

Bắt đầu việc này càng sớm càng tốt và thường thì mọi người sẽ là ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Việc này có lợi ích rất lớn khi bạn có thể nhớ được những diễn biến của cuộc họp khi bạn không thể ghi chép kịp trong cuộc họp. Bên cạnh đó hoàn thành nhanh nhất có thể vì những biên bản cuộc họp được sử dụng để đưa ra quyết định nhằm hoàn thành công việc và giải quyết các vấn đề. 

Dù trước đó bạn sử dụng cách thức nào để ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn vẫn nên đánh máy lại. Việc ghi chép lại thành văn bản trên máy tính giúp bạn có thể dễ dàng gửi cho mọi người đồng thời có thể lưu trữ và tra cứu nhanh hơn khi cần thiết. 

4. Chỉnh sửa văn bản theo đúng quy định và đạt chuẩn nhất có thể

Bạn còn nhớ việc chúng ta đã phát cho mỗi người tham gia cuộc họp những mẫu giấy để ghi thông tin chứ. Bây giờ thì dựa vào những thông tin mọi người ghi bạn có thể chuyển cho mọi người tham gia mỗi người một bản. 

Cũng như bao biên bản khác thì bạn cần có sự phê duyệt của chủ tọa sau khi hoàn thành biên bản họp.

IV. Yêu cầu về trình bày trong mẫu biên bản cuộc họp

Để có được biên bản cuộc họp đúng yêu cầu bạn cần đáp ứng được những yêu cần sau đây:

V. Một số điều cần quan trọng khi lập mẫu biên bản cuộc họp

Vậy là những gì mà tôi muốn mang đến cho bạn trong mẫu biên bản cuộc họp đã được tôi tổng hợp trong bài viết bên trên. Đây là bài viết tổng hợp những điểm cơ bản nhất, những lưu ý và cách tạo lập những biên bản cuộc họp mà bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên những mẫu biên bản mà tôi mang đến chỉ mang tính chất tham khảo vì với văn hóa làm việc thì cũng có những yêu cầu riêng mà bạn cần phải thực hiện. Mong rằng sau khi đọc xong bài viết các bạn đã có được những hiểu biết hữu ích cho mình để công việc được thuận lợi hơn. Chúc các bạn thành công!