Với những người chuyên xử lý giấy tờ, kế toán lập hoá đơn thì biên bản huỷ hoá đơn là khái niệm không có gì là lạ. Loại biên bản này được sử dụng như thế nào? Dùng trong những trường hợp nào? Biên bản huỷ hoá đơn khác gì với biên bản thu hồi và điều chỉnh hoá đơn. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ điều đó. 

I. Phân biệt biên bản huỷ hoá đơn với các loại biên bản khác

Không ít người không phân biệt được biên bản huỷ hoá đơn với một vài loại biên bản khác liên quan đến hoá đơn. Mặc dù biết là khác nhau, nhưng lại không biết khi nào nên dùng hoá đơn nào. 

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn

Theo khoản 3, điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC: 

Như vậy, nếu hóa đơn viết sai mà đã kê khai thì bạn không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh

1.1. Nội dung khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

1.2 Chú ý

2. Biên bản hủy hóa đơn là gì? 

Mẫu biên bản hủy hóa đơn dùng để ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Theo thông tư 39/2014/TT-BTC doanh nghiệp khi cung ứng hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho mẫu biên bản hủy hóa đơn cũ.

Download biên bản huỷ hoá đơn

3. Biên bản thu hồi hóa đơn

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai Thuế. Nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

II. Biên bản huỷ hoá đơn và những điều cần nắm rõ 

1. Hóa đơn được xác định đã hủy

2. Các trường hợp hủy hóa đơn

Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mấ.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật. 

3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

4. Hồ sơ hủy hóa đơn gồm

Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

Biên bản hủy hóa đơn

Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Thực hiện phương pháp cắt góc hóa đơn​.

Biên bản huỷ hoá đơn cần được lập và tiến hành theo đúng quy định. Hy vọng, với những chia sẻ của chúng tôi, bạn đọc đã hiểu rõ hơn. Từ đó phân biệt được loại biên bản này với các loại biên bản khác.