Kỹ năng giao tiếp cho phép bạn hiểu và được người khác hiểu. Chúng có thể bao gồm nhưng không giới hạn trong việc truyền đạt ý tưởng hiệu quả cho người khác, tích cực lắng nghe trong các cuộc trò chuyện, đưa ra và nhận phản hồi quan trọng, nói trước công chúng. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn các thông tin về kỹ năng giao tiếp và 11 cách để cải thiện hiệu quả kỹ năng giao tiếp của mình

I. Kỹ năng giao tiếp là gì? 

Kỹ năng giao tiếp là những khả năng bạn sử dụng khi cho và nhận các loại thông tin khác nhau. Một số ví dụ bao gồm truyền đạt ý tưởng, cảm xúc hoặc những gì đang xảy ra xung quanh bạn. Kỹ năng giao tiếp liên quan đến nghe, nói, quan sát và đồng cảm. Cũng rất hữu ích để hiểu sự khác biệt trong cách giao tiếp thông qua tương tác trực tiếp, trò chuyện qua điện thoại và liên lạc kỹ thuật số, như email và phương tiện truyền thông xã hội.

 

II. Biểu hiện của việc giao tiếp hiệu quả 

1. Lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực có nghĩa là chú ý đến người đang nói chuyện với bạn. Những người lắng nghe tích cực được đồng nghiệp đánh giá cao vì sự quan tâm và tôn trọng mà họ dành cho người khác. Mặc dù có vẻ đơn giản, đây là một kỹ năng có thể khó phát triển và cải thiện. Bạn có thể là một người lắng nghe tích cực bằng cách tập trung vào loa, tránh những phiền nhiễu như điện thoại di động, máy tính xách tay hoặc các dự án khác và bằng cách chuẩn bị các câu hỏi, nhận xét hoặc ý tưởng để trả lời chu đáo.

2. Thích ứng phong cách giao tiếp của bạn với khán giả của bạn

Phong cách giao tiếp khác nhau là thích hợp trong các tình huống khác nhau. Để sử dụng tốt nhất các kỹ năng giao tiếp cơ bản của bạn, điều quan trọng là phải xem xét đối tượng của bạn và định dạng hiệu quả nhất để giao tiếp với họ.

Ví dụ: nếu bạn đang liên lạc với một nhà tuyển dụng tiềm năng, tốt hơn hết là gửi email chính thức hoặc gọi cho họ qua điện thoại. Tùy thuộc vào tình huống, bạn thậm chí có thể cần phải gửi một lá thư chính thức, đánh máy trên các hình thức giao tiếp khác. Tại nơi làm việc, bạn có thể thấy việc truyền đạt thông tin phức tạp trực tiếp hoặc thông qua một cuộc hội thảo video dễ dàng hơn trong một email dài, dày đặc.

3. Sự thân thiện

Trong tình bạn, những đặc điểm như trung thực và tốt bụng thường thúc đẩy sự tin tưởng và hiểu biết. Các đặc điểm tương tự rất quan trọng trong các mối quan hệ nơi làm việc. Khi bạn làm việc với người khác, hãy tiếp cận các tương tác của bạn với một thái độ tích cực, giữ một tâm trí cởi mở và đặt câu hỏi để giúp bạn hiểu họ đến từ đâu. Những cử chỉ nhỏ như hỏi ai đó về cách họ làm, mỉm cười khi họ nói hoặc khen ngợi công việc được thực hiện tốt có thể giúp bạn thúc đẩy mối quan hệ hữu ích với cả đồng nghiệp và người quản lý.

4. Sự tự tin

Tại nơi làm việc, mọi người có nhiều khả năng đáp ứng các ý tưởng được trình bày với sự tự tin. Có nhiều cách để tỏ ra tự tin, bao gồm bằng cách giao tiếp bằng mắt khi bạn nói chuyện với ai đó, ngồi thẳng với vai mở và chuẩn bị trước thời hạn để suy nghĩ của bạn được đánh bóng. Bạn sẽ thấy giao tiếp tự tin có ích không chỉ trong công việc mà cả trong quá trình phỏng vấn xin việc.

5. Cho và nhận phản hồi

Các nhà truyền thông mạnh mẽ có thể chấp nhận phản hồi quan trọng và cung cấp đầu vào mang tính xây dựng cho người khác. Phản hồi nên trả lời các câu hỏi, cung cấp giải pháp hoặc giúp củng cố dự án hoặc chủ đề trong tầm tay.

6. Khối lượng và rõ ràng

Khi bạn nói, điều quan trọng là phải rõ ràng và nghe được. Điều chỉnh giọng nói của bạn để bạn có thể nghe được trong nhiều cài đặt là một kỹ năng và điều quan trọng là giao tiếp hiệu quả. Nói quá to có thể do thiếu tôn trọng hoặc vụng về trong một số cài đặt. Nếu bạn không chắc chắn, hãy đọc phòng để xem người khác đang giao tiếp như thế nào.

7. Đồng cảm

Có sự đồng cảm có nghĩa là bạn có thể hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác. Kỹ năng giao tiếp này rất quan trọng trong cả cài đặt nhóm và một đối một. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ cần hiểu cảm xúc của người khác và chọn một phản ứng phù hợp. Ví dụ, nếu ai đó đang thể hiện sự tức giận hoặc thất vọng, sự đồng cảm có thể giúp bạn thừa nhận và khuếch tán cảm xúc của họ. Đồng thời, có thể hiểu khi ai đó cảm thấy tích cực và nhiệt tình có thể giúp bạn nhận được hỗ trợ cho các ý tưởng và dự án của bạn.

8. Sự tôn trọng

Một khía cạnh quan trọng của sự tôn trọng là biết khi nào nên bắt đầu giao tiếp và trả lời. Trong cài đặt nhóm hoặc nhóm, cho phép người khác nói mà không bị gián đoạn được xem là một kỹ năng giao tiếp cần thiết gắn liền với sự tôn trọng. Giao tiếp tôn trọng cũng có nghĩa là sử dụng thời gian của bạn với người khác một cách khôn ngoan – tiếp tục chủ đề, đặt câu hỏi rõ ràng và trả lời đầy đủ cho bất kỳ câu hỏi nào bạn đã được hỏi.

9. Hiểu các tín hiệu phi ngôn ngữ

Rất nhiều giao tiếp xảy ra thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và ánh mắt. Khi bạn đang lắng nghe ai đó, bạn nên chú ý đến những gì họ đang nói cũng như ngôn ngữ không lời của họ. Theo cùng một biện pháp, bạn nên có ý thức về ngôn ngữ cơ thể của chính bạn khi bạn giao tiếp để đảm bảo bạn đang gửi tín hiệu phù hợp cho người khác.

10. Phản hồi

Cho dù bạn đang trả lại một cuộc gọi điện thoại hoặc gửi trả lời email, những người giao tiếp nhanh được xem là hiệu quả hơn so với những người chậm trả lời. Một phương pháp là xem xét phản hồi của bạn sẽ mất bao lâu: đây có phải là một yêu cầu hoặc câu hỏi bạn có thể trả lời trong năm phút tiếp theo không? Nếu vậy, nó có thể là một ý tưởng tốt để giải quyết nó ngay khi bạn nhìn thấy nó. Nếu đó là một yêu cầu hoặc câu hỏi phức tạp hơn, bạn vẫn có thể thừa nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn và cho người khác biết bạn sẽ trả lời đầy đủ sau đó.

III. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn? 

Dưới đây là 11 bí quyết để bạn có thể nhanh chóng cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.

1. Tự xác định điểm mạnh và phát triển lĩnh vực đó 

Với kinh nghiệm và thực hành, bạn có thể học hỏi và cải thiện các kỹ năng giao tiếp. Bắt đầu bằng cách xác định điểm mạnh của bạn và sau đó thực hành và phát triển các lĩnh vực đó.

Hỏi một người bạn thân hoặc đồng nghiệp cho những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Có thể khó biết làm thế nào bạn được coi là một người giao tiếp. Để có được ý kiến ​​khách quan, hãy hỏi một người bạn đáng tin cậy về phản hồi trung thực của họ. Hiểu các lĩnh vực cải thiện của bạn để giao tiếp có thể giúp bạn xác định những gì cần tập trung vào.

2. Thực hành cải thiện kỹ năng giao tiếp

Nhiều kỹ năng giao tiếp là thói quen bạn đã phát triển theo thời gian. Bạn có thể cải thiện những kỹ năng đó bằng cách thực hành những thói quen mới giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn. Điều đó có thể bao gồm phản ứng nhanh hơn với các liên lạc khi chúng được gửi, nhắc nhở bản thân giao tiếp bằng mắt, thực hành đưa ra phản hồi tích cực và đặt câu hỏi trong các cuộc hội thoại.

3. Tham dự hội thảo hoặc các khoá học kỹ năng giao tiếp 

Có một số hội thảo, hội thảo và lớp học trực tuyến và ngoại tuyến có thể giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn. Các lớp học này có thể bao gồm hướng dẫn, nhập vai, bài tập viết và thảo luận mở.

4. Tìm kiếm cơ hội để giao tiếp

Tìm kiếm cơ hội cả trong và ngoài công việc đòi hỏi bạn phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp. Điều này sẽ giúp bạn giữ cho các kỹ năng tốt mới đồng thời cho phép bạn có cơ hội thực hành các kỹ năng mới.

5. Tìm hiểu những điều cơ bản của giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ cơ thể là một phần quan trọng của giao tiếp tại nơi làm việc. Hãy chú ý đến những thông điệp mà mọi người đang gửi với nét mặt và cử động của họ. Bạn cũng nên chú ý đến cách bạn có thể giao tiếp (cố ý hay không) bằng ngôn ngữ cơ thể của chính bạn.

Một nghiên cứu cho thấy giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm 55 phần trăm cách khán giả cảm nhận về người thuyết trình. Điều đó có nghĩa là phần lớn những gì bạn nói được truyền đạt không phải qua lời nói, mà qua các tín hiệu vật lý.

Để giao tiếp rõ ràng và tự tin, áp dụng tư thế thích hợp. Tránh trượt, khoanh tay hoặc làm cho mình trông nhỏ hơn bạn. Thay vào đó, hãy lấp đầy không gian bạn được cung cấp, duy trì giao tiếp bằng mắt và (nếu thích hợp) di chuyển xung quanh không gian.

6. Duy trì giao tiếp bằng mắt

Cho dù nói chuyện trước đám đông hay trực tiếp, việc duy trì giao tiếp bằng mắt sẽ tạo ra uy tín và thể hiện bạn quan tâm đến người nghe của mình.

7. Tôn trọng khán giả của bạn

Nhận ra tin nhắn của bạn không chỉ là về bạn hoặc những gì bạn muốn. Bạn nên chân thành quan tâm đến nhu cầu và quan điểm độc đáo của những người mà bạn đang liên lạc. Một trong những cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng của bạn chỉ đơn giản bằng cách chú ý đến những gì họ nói.

8. Thu hút khán giả thảo luận

Bất kể người thuyết trình hấp dẫn đến mức nào, tất cả khán giả đều có khoảng chú ý hạn chế. Để trở thành một người giao tiếp hiệu quả hơn, hãy thuyết trình và thảo luận tương tác.

Đặt câu hỏi cho khán giả, khuyến khích mọi người nói ra suy nghĩ của họ trong một buổi động não hoặc ít nhất là hỏi những câu hỏi giả định để kích thích khán giả.

9. Bắt đầu và kết thúc với những điểm chính

Hãy suy nghĩ lại về những người bắt đầu và những người nghe nghiên cứu về đề cập trước đó. Rõ ràng giao tiếp là rất quan trọng. Để đảm bảo rằng khán giả hiểu được những điểm chính từ một bài thuyết trình, hãy nhắc lại những điểm chính khi bắt đầu và kết thúc. Điều này cũng có thể được thực hiện bằng cách cung cấp cho người tham dự một máy nhắn tin bao gồm các điểm chính mà khán giả nên xem xét trong suốt bài thuyết trình.

10. Nắm vững nghệ thuật thời gian

Trong khi một số trò đùa của họ có thể không phù hợp với nơi làm việc, thì những diễn viên hài kịch chắc chắn là những người giao tiếp hiệu quả. Các diễn viên hài bao gồm Chris Rock và Dave Chappelle có thể tổ chức các chương trình hài kịch kéo dài 90 phút, một phần vì họ đã làm chủ nghệ thuật thời gian.

Những diễn viên hài tuyệt vời, giống như tất cả những người giao tiếp tuyệt vời, có thể cảm nhận được khán giả của họ để xác định khi nào nên chuyển sang một chủ đề mới hoặc khi nào nhắc lại một ý tưởng.

11. Hãy là người đầu tiên lắng nghe những gì mình nói

Hãy lắng nghe nhiều hơn những gì bạn nói. Đây là những gì Richard Branson nói với những người kinh doanh muốn kết nối với những người khác. Để giao tiếp hiệu quả, trước tiên hãy lắng nghe những gì người khác nói. Sau đó, bạn có thể cung cấp một câu trả lời chu đáo cho thấy bạn đã tính đến những ý tưởng đó.

IV. Bí quyết giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc

Dưới đây là các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh cũng như thật hiệu qủa tại nơi làm việc.

1. Hãy rõ ràng và súc tích

Làm cho thông điệp của bạn dễ tiêu thụ nhất có thể làm giảm cơ hội hiểu lầm, tăng tốc các dự án và giúp người khác nhanh chóng hiểu được mục tiêu của bạn. Thay vì nói bằng những câu dài, chi tiết, hãy thực hành giảm thông điệp của bạn xuống ý nghĩa cốt lõi của nó. Mặc dù cung cấp ngữ cảnh là hữu ích, tốt nhất là cung cấp thông tin cần thiết nhất khi cố gắng truyền đạt ý tưởng, hướng dẫn hoặc thông điệp của bạn.

2. Thực hành sự đồng cảm

Hiểu được cảm xúc, ý tưởng và mục tiêu của đồng nghiệp có thể giúp bạn khi giao tiếp với họ. Ví dụ, bạn có thể cần sự giúp đỡ từ các bộ phận khác để bắt đầu một dự án. Nếu họ không sẵn sàng giúp đỡ hoặc có mối quan tâm, thực hành sự đồng cảm có thể giúp bạn định vị thông điệp của bạn theo cách giải quyết sự e ngại của họ.

3. Tự khẳng định mình

Đôi khi, cần phải quyết đoán để đạt được mục tiêu của bạn cho dù bạn đang yêu cầu tăng lương, tìm kiếm cơ hội dự án hay chống lại một ý tưởng mà bạn không nghĩ sẽ có lợi. Mặc dù trình bày với sự tự tin là một phần quan trọng của nơi làm việc, bạn nên luôn tôn trọng trong cuộc trò chuyện. Giữ một giai điệu đồng đều và cung cấp lý do âm thanh cho các xác nhận của bạn sẽ giúp người khác tiếp thu suy nghĩ của bạn.

4. Hãy bình tĩnh và kiên định

Khi có bất đồng hoặc xung đột, có thể dễ dàng mang lại cảm xúc trong giao tiếp của bạn. Điều quan trọng là giữ bình tĩnh khi giao tiếp với người khác tại nơi làm việc. Hãy nhận biết ngôn ngữ cơ thể của bạn bằng cách không khoanh tay hoặc đảo mắt. Duy trì ngôn ngữ cơ thể nhất quán và giữ giọng điệu đều đều có thể giúp bạn đi đến kết luận một cách hòa bình và hiệu quả.

V. Ứng dụng kỹ năng giao tiếp cho các vấn đề cuộc sống 

Bạn sẽ sử dụng các kỹ năng giao tiếp của mình trong từng bước tìm kiếm việc làm và trong công việc. Tất cả mọi thứ từ sơ yếu lý lịch của bạn đến phỏng vấn xin việc và hơn thế nữa sẽ đòi hỏi các loại kỹ năng giao tiếp khác nhau. Dưới đây là một vài cách bạn có thể làm nổi bật những kỹ năng đó ở mỗi bước.

1. Kỹ năng giao tiếp cho sơ yếu lý lịch

Một bản lý lịch được viết tốt là một minh chứng cho kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ. Đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch của bạn được cấu trúc phù hợp và không có lỗi chính tả và ngữ pháp. Ngoài ra, bạn cũng có thể muốn đưa một số kỹ năng giao tiếp tích cực vào phần kỹ năng tiếp tục của mình , đặc biệt nếu công việc đăng các cuộc gọi cho các kỹ năng giao tiếp cụ thể trong mô tả công việc. Bạn có thể thêm các kỹ năng vào Resume thực sự của mình cho nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ứng viên bằng bộ kỹ năng của bạn.

2. Kỹ năng giao tiếp cho thư xin việc

Thư xin việc của bạn là một cơ hội tuyệt vời để xây dựng các kỹ năng giao tiếp của bạn. Mặc dù bạn có thể nói trực tiếp hơn về cách bạn giao tiếp hiệu quả ở đây, nhưng ở cấp độ cao, thư xin việc của bạn là một trong những ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng về các kỹ năng của bạn. Bạn sẽ muốn làm cho thư xin việc của bạn ngắn gọn, được viết tốt, không mắc lỗi chính tả và lỗi chính tả và phù hợp với vị trí bạn ứng tuyển.

3. Kỹ năng giao tiếp khi phỏng vấn xin việc

Cách đầu tiên, quan trọng nhất bạn có thể giao tiếp trong cuộc phỏng vấn là thông qua cách bạn thể hiện bản thân. Có mặt trong buổi phỏng vấn sớm 10 phút 15 phút và mặc quần áo phù hợp với công việc bạn đang ứng tuyển. Hãy chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ bạn đang hiển thị thông qua ngôn ngữ cơ thể.

Tránh các hành động như lếch thếch hoặc nhìn vào điện thoại của bạn trong cuộc phỏng vấn. Nhìn thẳng vào mắt người phỏng vấn, sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực và thể hiện sự tự tin là những cách tích cực để giao tiếp trong cuộc phỏng vấn của bạn.

Hầu hết mọi thứ bạn làm, cả trong công việc và trong cuộc sống, có thể được coi là một hình thức giao tiếp. Bằng cách xác định điểm mạnh và điểm yếu của bạn và thường xuyên thực hành các thói quen tốt, bạn có thể cải thiện cách bạn kết nối và giao tiếp với người khác.

Kỹ năng giao tiếp rõ ràng là một trong những kỹ năng hiệu quả nhất mà bạn có thể trau dồi như một nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Hãy nhớ giao tiếp bằng cách sử dụng tín hiệu phi ngôn ngữ và lời nói. Lắng nghe cẩn thận những gì người khác nói, và giao tiếp quá mức theo những cách mới lạ để đảm bảo nội dung của cuộc trò chuyện gắn bó với khán giả.