Phiếu giao hàng là loại  giấy tờ mà chúng ta thấy thường xuyên. Đặc biệt là những người bán hàng, giao hàng… Phiếu giao hàng bao gồm những nội dung gì? Có ý nghĩa như thế nào? Để bạn đọc hiểu rõ hơn, chúng tôi sẽ giải đáp các thắc mắc đó. Đồng thời chia sẻ các mẫu phiếu giao hàng được sử dụng nhiều hiện nay. 

I. Những vấn đề cần hiểu rõ về phiếu giao hàng 

Cần phải hiểu rõ về phiếu giao hàng để sử dụng cho đúng mục đích. Ngoài ra giúp cho việc lập phiếu giao hàng cũng chính xác hơn. 

1. Phiếu giao hàng là gì? 

HIểu một cách đơn giản, phiếu giao hàng là một loại giấy tờ, là phương tiện để đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng xác thực là đã giao hàng. Khi giao hàng đến cho khách, người nhận sẽ được giao cho phiếu này. Trong phiếu sẽ có các thông tin liên quan đến các sản phẩm mà khách hàng. 

Khách hàng sẽ kiểm tra hàng, các thông tin được điền trong phiếu và ký nhận. Thông thường thì phiếu sẽ gồm 2 liên, 1 liên sẽ giao cho người nhận. Còn liên còn lại là bên  giao hàng giữ làm phương tiện đối chiếu sau này nếu xảy ra vấn đề gì.

2. Những thông tin cần có trong phiếu giao hàng 

Trong phiếu giao hàng, cần phải có đầy đủ các thông tin liên quan đến đơn vị cung cấp, thông tin về sản phẩm. Điều này cũng là một phần căn cứ để đối chiếu, xác nhận lại nếu như thắc mắc hay gặp vấn đề xảy ra sau này. 

Các thông tin cần phải đảm bảo, bao gồm: 

3. Phiếu giao hàng có mục đích gì?

Vậy, lập phiếu giao hàng có mục đích gì? Có tác dụng gì đối với doanh nghiệp và người nhận hay không? 

4. Vậy, phiếu giao hàng có giá trị pháp lý không?

Với nhiệm vụ của phiếu giao hàng là để người nhận có thể dễ dàng kiểm tra đơn hàng gồm những sản phẩm gì, giá tiền cần phải thanh toán, ký xác nhận là đã nhận đầy đủ hàng. Trước khi thanh toán, thì người nhận hàng cần phải kiểm tra đầy đủ các sản phẩm có đúng như đơn hàng như số lượng, chất lượng, tình trạng sản phẩm có đúng như yêu cầu. Nếu đúng thì có thể tiến hành thanh toán, còn không thì có thể từ chối thanh toán và có thể yêu cầu không nhận đơn hàng đó.

Còn trường hợp mà đã thanh toán thì có thể chủ động liên lạc bên đơn vị cung cấp để thông báo về tình trạng của đơn hàng mà yêu cầu được giải quyết, từ đó 2 bên thỏa thuận. Còn đối với trường hợp những sản phẩm có giá trị cao thì nên cần phải có những giấy tờ đi kèm như giấy bảo hành, hóa đơn VAT… để có thể giúp người mua có thể dễ dàng đối chiếu.

Suy cho cùng thì phiếu giao hàng không có tính pháp lý, nó chỉ giúp cho việc giao hàng được dễ dàng. Đối với người nhận hàng thì cần phải kiểm tra những sản phẩm trước khi nhận. Sau khi ký xác nhận thì người nhận hàng đã xác nhận là đã nhận hàng đầy đủ. Nếu sau này phát hiện thiếu sót thì có thể mà đối chấp với bên cung cấp. Tuy nhiên, phiếu mua hàng cũng có nhiệm vụ giúp đối chiếu. Chính vì thế người nhận hàng nên giữ lại phiếu mua hàng.

II. Quy trình nhận phiếu giao hàng

Trước khi thanh toán tiền hàng, người nhận cần đối chiếu xem hàng hóa mình nhận được có khớp với thông tin thể hiện trên phiếu hay không. Bao gồm số lượng, chất lượng, tình trạng sản phẩm có đúng như yêu cầu hay không. Nếu tất cả đều đã đạt yêu cầu thì người nhận có thể tiến hành thanh toán và ký xác nhận. Ngược lại, nếu sản phẩm có bất kỳ khiếm khuyết, thiếu hụt nào thì người nhận có thể từ chối thanh toán và không nhận đơn hàng đó.

Trong trường hợp người mua đã thanh toán tiền hàng từ trước thì khi nhận được hàng có thể chủ động liên lạc ngay lập tức với đơn vị cung cấp để thông báo về tình trạng của đơn hàng và yêu cầu được giải quyết.

Còn đối với những trường hợp mà hàng hóa có giá trị lớn thì người bán nên cung cấp thêm những giấy tờ cần thiết như giấy bảo hành, hóa đơn VAT… để giúp người mua đối chiếu dễ dàng hơn.

III. Cách tạo phiếu giao hàng excel cơ bản

Một phiếu giao hàng excel cơ bản là một phiếu giao hàng đơn giản, rõ ràng và đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác vận chuyển và nhận hàng giữa hai bên. Trước hết, một phiếu giao hàng excel cơ bản cần những thông tin sau:

1. Thông tin đơn vị vận chuyển

Thường thì thông tin này sẽ được đặt ngay ở trên đầu phiếu giao hàng excel để người nhận hàng có thể nắm bắt ngay thông tin đơn hàng. Thông tin này sẽ bao gồm tên hãng vận chuyển, trụ sở chính, hotline hay số điện thoại liên lạc hay thậm chí là số fax hay email nếu cần thiết. Ngoài ra, nếu đơn vị vận chuyển này có logo hay hình ảnh thương hiệu thì nên đặt ngay bên cạnh tên vận chuyển để thêm tính nổi bật cho đơn giao hàng excel.

2. Thời gian xuất phiếu giao hàng

Đây cũng là một trong những thông tin vô cùng quan trọng trong phiếu giao hàng để biết được đơn hàng của bạn được phát sinh vào giờ nào, ngày tháng năm nào để đối chiếu với số phí giao hàng mà khách hàng phải trả và hơn nữa, trong các tình huống ngoài ý muốn như mất hàng hay vận chuyển lâu thì có thể căn cứ vào thời gian này để giải quyết vấn đề.

3. Thông tin về khách hàng và người nhận

Khi giao hàng thì chắc chắn phải biết vận chuyển cho ai và với mục đích gì vì vậy thông tin về khách hàng và người nhận là vô cùng quan trọng. Thông tin này sẽ bao gồm tên khách hàng và người nhận đơn hàng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại để liên lạc khi giao hàng hay trong một số trường hợp là diễn giải đã xuất bán hay đã thu tiền hay chưa. Nắm bắt được thông tin này, đơn vị vận chuyển cũng nên xác minh từ nhiều phía để đảm bảo thông tin này là hoàn toàn chính xác phòng trường hợp khách hàng cho sai địa chỉ, sai số điện thoại làm trì trệ đơn hàng hay thậm chí là bùng hàng gây thiệt hại cho doanh nghiệp vận chuyển.

4. Danh sách các hàng hóa được giao

Danh sách các hàng hóa được giao phải được đảm bảo một số thông tin cơ bản. Như tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, ghi chú,… Ngoài ra, tùy vào mục đích đơn hàng. Nhà vận chuyển hoàn toàn có thể bổ sung thêm các thông tin như giá, số tiền hay thuế,… Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong quá trình xây dựng danh sách này. Tùy vào nhu cầu của bạn và người nhận hàng. Mặt khác, đây là các thông tin vô cùng quan trọng liên quan đến việc kiểm kê hàng hóa sao cho khớp và chính xác. Nên cần sự tính toán cẩn thận giữa hai bên để tránh gây ra sai sót không đáng có.

5. Ký xác nhận

Đây cũng là một trong những thông tin vô cùng quan trọng để xác định xem, những ai liên quan tới việc bàn giao hàng hóa. Thông thường, thông tin này cần sự xác nhận từ hai người, đó là thủ kho và người nhận. Tùy vào từng công ty bạn cũng có thể hoàn toàn thêm vào như bộ phận kinh doanh, kế toán, người giao hàng… để đảm bảo quyền lợi cho mình cũng như khách hàng.

IV. Mẫu phiếu giao hàng sử dụng nhiều nhất 

Dưới đây là mẫu phiếu giao hàng được sử dụng phổ biến nhất. Bạn đọc có thể tham khảo để dễ dàng lập phiếu cho doanh nghiệp, shop của mình. 

Hy vọng, với những chia sẻ vừa rồi của chúng tôi. Bạn đọc đã hiểu rõ hơn về mục đích cũng như các lập phiếu giao hàng. Bạn có thể tham khảo phiếu giao hàng mà chúng tôi chia sẻ. Từ đó dễ dàng lập phiếu phù hợp với doanh nghiệp của mình.