Thao tác trên powerpoint đang ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực công việc hiện nay. Powerpoint mang rất nhiều vai trò và ý nghĩa quan trọng, giúp công việc của bạn có thể được thực hiện dễ dàng hơn. Tuy nhiên với những thao tác làm slide chuyên nghiệp bằng powerpoint được xem là công việc không hề dễ dàng gì với nhiều người hiện nay. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn đọc những cách làm powerpoint hiệu quả, chuyên nghiệp hơn để phục vụ công việc của bạn nhanh chóng nhất.

I. Những thao tác cơ bản trên powerpoint

Dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra những hướng dẫn cụ thể và chi tiết nhất về những thao tác cơ bản về cách làm powerpoint mà tất cả mọi người có thể thực hiện được. Để hiểu rõ hơn về những thao tác và cách làm powerpoint này thì bạn hãy cùng theo dõi phần bài viết phía dưới đây nhé.

1. Thao tác chọn một chủ đề

Thông thường thì sẽ có những chủ đề cũng như mẫu đã được tạo sẵn khi bạn mở công cụ Powerpoint lên. Chủ đề chính là một loại thiết kế trang chiếu có chứa sẵn một số màu trùng khớp, phông chữ cùng với một số hiệu ứng đặc biệt khác phản chiếu bóng và nhiều thứ khác mà bạn có thể sử dụng được.

2. Chèn một bản chiếu mới

Chèn một bản chiếu mới cũng là thao tác rất cơ bản được thực hiện trên powerpoint. Việc chèn một bản chiếu mới được thực hiện hết sức đơn giản, bạn chỉ cần bấm vào nửa dưới của mục “trang chiếu mới” trên tab trang đầu. Bước cuối cùng là tùy ý chọn một bố trí trang chiếu.

3. Lưu bản trình bày của bạn

Các thao tác lưu bản trình bày của bạn cũng là một thao tác rất quan trọng mà bạn nên chú ý khi thao tác công việc và làm slide trên powerpoint. Dưới đây là những thao tác để bạn có thể lưu bản trình bày của mình:

Lưu ý: Nếu bạn không có thói quen lưu tất cả các tệp vào trong một thư mục nhất định nào đó thì bạn có thể thực hiện các bước ghim tệp để giúp tệp của bạn luôn trong tình trạng khả dụng.

4. Cách làm powerpoint Định dạng văn bản

Định dạng văn bản cũng là thao tác hết sức cơ bản trong powerpoint mà bạn cần phải thực hiện thật thành thạo. Dưới đây là những bước hướng dẫn chi tiết nhất để bạn có thể tiến hành định dạng văn bản trong cách làm powerpoint:

Bước 1: bước đầu tiên là bạn cần phải lựa chọn văn bản mà bạn muốn tiến hành định dạng.

Bước 2: tiến hành chọn mục “định dạng” ở phía dưới mục “Công cụ vẽ”.

Bước 3: ở bước này thì bạn có thể định dạng văn bản bằng một trong 3 cách sau đây:

5. Thêm hình ảnh

Thêm hình ảnh trong cách làm powerpoint cũng được thực hiện hết sức dễ dàng và bất kỳ ai cũng có thể thực hiện một cách nhanh chóng nhất. Để thêm hình ảnh thì bạn cần thực hiện một số thao tác trên tệp Tab:

6. Thêm hình

Trong powerpoint cũng có một tính năng khác nữa là thêm hình, với cách làm powerpoint này thì bạn có thể dễ dàng sử dụng nhiều hình ảnh để minh họa cho trang chiếu của mình trở nên sống động và bắt mắt hơn. Để thêm hình vào trang chiếu của mình thì bạn cần thực hiện những thao tác sau:

7. Thêm các ghi chú của diễn giả

Kinh nghiệm để bạn có thể làm một bản slide thuyết trình hấp dẫn và ấn tượng đối với người xem là không nên đưa ra quá nhiều thông tin, điều này khiến cho người xem sẽ có cảm giác khó chịu và không thể tiếp thu hết nội dung. Vì vậy mà một giải pháp vô cùng hay là bạn có thể đặt các dữ liệu hay các ghi chú hữu ích vào các ghi chú của diễn giả, và khi cần bạn có thể lấy thông tin ở mục này để tham khảo.

Để thêm các ghi chú của diễn giả thì bạn cần thực hiện các thao tác sau:

8. Trình chiếu bản thuyết trình của bạn

Trình chiếu bản thuyết trình là một trong những thao tác cơ bản nhất trong cách làm powerpoint. Đây là thao tác cuối cùng để bạn có thể trình bày tất cả những nội dung và cách làm powerpoint cho mọi người có thể xem được. Vì vậy mà đây là bước mà bất cứ ai cũng phải thực hiện một cách thành thục nhất. Để có thể thực hiện trình chiếu bản thuyết trình của mình thì bạn cần phải thực hiện những bước như sau:

Bước 1: ở trên tab Trình chiếu thì để bắt đầu trình chiếu bản thuyết trình thì bạn hãy bấm chọn “Từ đầu” trong mục “Bắt đầu trình chiếu”.

Bước 2: nếu bạn không muốn bắt đầu trình chiếu ở bản chiếu đầu tiên mà muốn trình chiếu bắt đầu từ vị trí hiện tại thì chỉ cần bấm chọn mục “Từ bản chiếu hiện thời”.

Bước 3: trong trường hợp bạn cần trình chiếu bản slide này cho những người không có mặt tại nơi mà bạn đang thực hiện việc trình chiếu thì bạn cần nhấn chọn mục “Trình bày trực tuyến” giúp thiết lập bản trình chiếu của bạn lên trên web, sau đó có thể chọn một trong các mục tùy chọn sau đây:

Một lưu ý quan trọng khi bạn muốn mọi người không thể nhìn thấy việc bạn sử dụng các nội dung ghi chú trong khi trình bày powerpoint thì bạn cần phải thật cẩn thận và khéo léo nhé.

II. Cách làm powerpoint với các thao tác nâng cao

Bên cạnh những thao tác cơ bản trong cách làm powerpoint vô cùng dễ thực hiện mà chúng tôi vừa đưa ra ở phía trên thì trong ứng dụng này còn rất nhiều những thao tác và cách làm powerpoint nâng cao khác. Một số thao tác mà chúng tôi đưa ra ở dưới đây không dễ dàng thực hiện mà rất phức tạp, vì vậy mà cần phải tìm hiểu thật kỹ mới có thể thực hiện cách làm powerpoint nâng cao được. Ở phần nội dung dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một cách chi tiết và chính xác nhất về cách làm powerpoint nâng cao.

1. Sử dụng powerpoint với các hiệu ứng

Các hiệu ứng như âm thanh, kỹ xảo và chuyển động trong Powerpoint đều được gọi chung Animation. Hầu như những hiệu ứng này đều được thiết kế có sẵn trong powerpoint, và nếu như bạn biết cách sử dụng chúng một cách hiệu quả và phù hợp nhất thì sẽ tạo được sự chuyên nghiệp cho những bản slide trình chiếu của mình. Tuy nhiên bạn cần phải chú ý về việc sử dụng quá nhiều hiệu ứng trong cùng một bản slide vì nó rất dễ tạo cảm giác rối mắt cho người xem và không tạo được hiệu ứng mà bạn mong muốn.

Để thực hiện các bước chèn hiệu ứng vào powerpoint thì bạn cần nhấn chọn mục tab Animation, sau đó lựa chọn đối tượng mà bạn muốn chuyển động, cuối cùng là chọn hiệu ứng chuyển động đã cho sẵn ở phía trên.

Một chú ý khác là khi di chuyển chuột vào trong những hiệu ứng này, thì bạn có thể được xem trước để từ đó có thể lựa chọn được hiệu ứng phù hợp nhất.

2. Lưu các font chữ đã sử dụng đi theo File Powerpoint

Bình thường thì khi bạn sử dụng máy tính để làm slide hay powerpoint thì một điểm chung của các bạn sẽ là sử dụng rất nhiều font chữ khác nhau VNI. thư pháp … Nhưng có một điểm mà bạn cần chú ý là không phải loại máy tính nào cũng có thể được cài những font chữ mà bạn đã sử dụng để làm slide của mình. Và trong trường hợp bạn mang slide đó sang một máy tính khác không được cài đặt font chữ mà bạn đã sử dụng thì sẽ dẫn đến tình trạng bị lỗi hiển thị trình chiếu văn bản.

Chính vì vậy mà để đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng của người dùng mà Powerpoint đã cho ra đời một tính năng khác nữa là cho phép các font chữ này đi file powerpoint. Thao tác này giúp bạn có thể trình chiếu trên máy tính khác không được cài đặt sẵn font chữ mà bạn sử dụng trong slide của mình mà vẫn không bị lỗi hiển thị.

Để có thể lưu trữ các font chữ đã sử dụng đi kèm file powerpoint thì bạn cần thực hiện:

III. Một số mẹo khi sử dụng bản trình chiếu powerpoint

Ở phần nội dung tiếp theo đây chúng tôi sẽ cung cấp đến các bạn đọc một số lưu ý và các mẹo hữu ích trong cách làm powerpoint để cho công việc của bạn có thể diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc này cũng giúp cho trình độ sử dụng cũng như cách làm powerpoint trở nên chuyên nghiệp và kinh hoạt hơn rất nhiều, hãy cùng theo dõi phần nội dung dưới đây cùng chúng tôi nhé.

1. Thu nhỏ số lượng trang chiếu

Việc giữ số lượng trang chiếu của bạn ở một mức độ tối thiểu được xem là một mẹo rất hay trong cách làm powerpoint để giúp bạn có thể duy trì một thông báo rõ ràng cũng như giúp cho người nghe thuyết trình không cảm thấy nhàm chán vì bản thuyết trình quá dài. Từ đó mà mọi người có thể dành sự quan tâm và chú ý cao nhất đối với bản thuyết trình của bạn. Vì vậy mà bạn cần quan tâm đến yếu tố này trong những cách làm powerpoint hay nhất.

2. Chọn kích cỡ phông thân thiện với các khán giả

Các bản trình chiếu trong cách làm powerpoint của bạn hầu như đều hướng đến đối tượng là các khán giả, chính vì vậy mà bạn cần phải quan tâm đến việc họ có thể thấy rõ và đọc được được bản trình chiếu của bạn. Bạn nên chọn những kích cỡ phông chữ phù hợp để khán giả có thể theo dõi bản thuyết trình của bạn một cách dễ dàng nhất. Lưu ý quan trọng trong cách làm powerpoint là nên tránh lựa chọn những kích cỡ phông dưới 30 vì nó quá nhỏ để các khán giả ngồi ở xa có thể đọc được, vì vậy nên chọn các kích cỡ phông từ 30 trở lên là được.

3. Thiết kế đơn giản cho bản trình chiếu của bạn

Một lưu ý quan trọng khi thực hiện các bản trình chiếu trên powerpoint trong cách làm powerpoint là bạn nên thiết kế một bản trình chiếu với hình thức thật sự đơn giản và gọn gàng. Bạn có thể sử dụng các mục đầu dòng và những căn văn ngắn để bản trình bày của bạn trở nên ngăn nắp và khoa học hơn.

Ngoài ra thì yếu tố này cũng vô cùng quan trọng trong cách làm powerpoint vì nó quyết định các khán giả sẽ tập trung vào phần nội dung mà bạn thuyết trình hay chỉ chăm chú đọc bản trình chiếu mà không quan tâm đến nội dung mà bạn đang nói. Chính vì vậy mà bạn nên quan tâm đến yếu tố này khi thực hiện các bản trình chiếu powerpoint, giúp cách làm powerpoint trở nên chuyên nghiệp hơn.

4. Thể hiện thông điệp qua hình ảnh trực quan

Việc sử dụng một số hình ảnh trực quan như biểu đồ, hình ảnh, số liệu, smartart trong cách làm powerpoint sẽ có khả năng cung cấp các tín hiệu trực quan đến khán giả và có tác dụng ghi nhớ nội dung thuyết trình lâu hơn. Việc sử dụng các hình ảnh trực quan cũng giúp thu hút được nhiều sự chú ý hơn từ các khán giả.

Nhưng bạn cần lưu ý là không nên lạm dụng quá nhiều các hình ảnh trực quan trong cách làm powerpoint vì nó cũng có thể khiến cho phần nội dung của bạn bị loãng đi và không thể gây ấn tượng đến các khán giả, người nghe bản thuyết trình của bạn.

5. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Thao tác kiểm tra chính tả và ngữ pháp là một trong những thao tác trong cách làm powerpoint cực kỳ quan trọng không chỉ đối với các bản trình chiếu powerpoint mà còn đối với tất cả các văn bản khác. Đây là một trong những yếu tố giúp bạn thể hiện được sự tôn trọng đối với những khán giả của mình, bên cạnh đó thì người khác cũng sẽ đánh giá sự cẩn thận của bạn qua những điều đơn giản trên.

Như vậy, trong bài viết trên chúng tôi đã cung cấp đến các bạn những thông tin vô cùng bổ ích liên quan đến những cách làm powerpoint phổ biến và được sử dụng nhiều nhất. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết trên các bạn sẽ có thêm nhiều hiểu biết và kinh nghiệm về những thao tác làm việc trên powerpoint để giúp cho công việc của mình trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.